19 mrt Uitspreekcultuur creëren? Besmet positief

Wanneer je een uitspreekcultuur in je organisatie wilt dan heb je nu de kans. Deze crises biedt mogelijkheden om een doorbraak te creëren in nieuw gedrag. Collectieve gedragsverandering is onder normale omstandigheden erg lastig. Dat komt door drie mechanismen: omdat veranderen ongemakkelijk is kiezen we gezamenlijk voor status quo (systeembias). We vinden onze eigen gewoonten beter dan andere (groepsbias). En we zien eigen meningen om ons heen steeds bevestigd en die van anderen juist niet (confirmationbias).

Voorwaarden voor verandering

Collectief uitspreekgedrag in organisaties is kansrijk als aan 3 voorwaarden is voldaan: er is een overstijgend belang, dat wordt gedeeld door de gemeenschap en men is bereid daar de nek voor uit te steken. Een bekend voorbeeld is de trapleuning van Shell: iedereen snapt dat veiligheid een bestaansvoorwaarde is. Collega’s en externen worden door passanten (vriendelijk) geattendeerd op het vasthouden van de leuning wanneer zij dat nalaten. Maar de gewoonte is niet ontstaan om het traplopen zelf. Het gaat om bewustwording van veilig gedrag én om gewoontevorming in aanspreken van elkaar!

Een sprong in uitspreken

Nood legitimeert verandering. Daarom is John Kotters eerste veranderprincipe: urgentie. Dat brandende platform als alles overstijgend belang wordt ons nu in de schoot geworpen: indammen van de pandemie. Nieuw gedrag is vandaag noodzakelijk. Kies daarom één concrete handeling die je van iedereen vraagt, bijvoorbeeld social distancing van 1,5 meter of hoesten in je elleboog.

Dit is een ‘trapleuning’ voor feedback. Het overstijgend maatschappelijk belang behoeft nauwelijks uitleg. Organiseer er dus geen corporate communicatie overheen. Het biedt de kans voor een uitspreekcultuur in een maand. Met de tijd verdwijnt de crisis maar is uitspreken voor velen normaler geworden.

Positief besmetten

Hoe begin je? Kies een aantal mensen in de organisatie of je afdeling die een grote positieve invloed op anderen hebben. Niet perse leidinggevenden, wel mensen die gevolgd worden door hun omgeving: informele leiders. Houdt de groep klein (5 – 7) en voeg daaraan enkele medewerkers toe die veel interacties hebben met medewerkers vanwege hun rol, zoals een receptioniste of facilitair medewerker. Kies één handeling (laten we zeggen 1,5 meter afstand) waarop je het uitspreken wilt richten. Wanneer dit groepje, anderen op een vriendelijke manier durft aanspreken, dan werkt hun betrokkenheid en lef aanstekelijk. Het gedrag valt op, anderen gaan het overnemen, die het op hun beurt verspreiden. Inderdaad, als een virus.

Hoe steek je ze aan?

Breng je coalitie bij elkaar en vertel wat jij graag samen met hen wilt bereiken. Actief meewerken aan indammen van de pandemie door sociale afstand te houden op het werk. Zodat de organisatie een positieve bijdrage levert in de strijd en haar eigen continuïteit beschermd. Vinden zij dat ook belangrijk? Willen ze er hun nek voor uitsteken door anderen er op te wijzen. Bijvoorbeeld bij het koffieapparaat, op de trap, aan de lunchtafel…etc. Ja? Mooi! Cultuurpolitie? Nee helemaal niet. Wel 1 of 2 x per dag iets zeggen dat velen denken maar niet durven!

Feedbacklunch

Help ze vervolgens om zich op een natuurlijke manier uit te spreken. Vraag hen welke ondersteuning ze van je nodig hebben. Misschien kan je zelf tips geven. Of organiseer een (online) feedbacklunch waarin ze zich vrijuit en ongedwongen leren uit te spreken. Honoreer iedere ondersteuning die ze vragen.

Waardeer met aandacht!

Organiseer dat deze groep uitwisselt over resultaten en ervaringen en geef ze bergen waardering. Blijf zichtbaar betrokken door persoonlijke aandacht te geven: wees nieuwsgierig, vraag naar ervaringen, stuur een appje, bel onverwacht op om te horen hoe het gaat ..etc. kortom, spreek jezelf ook uit!  Anderen rondom je coalitie merken dit ook en willen hetzelfde van je. De mate waarin jij persoonlijke waardering kunt geven bepaalt of het slaagt. Want niemand is bestand tegen aandacht.

Conclusie

Drie succesfactoren voor uitspreken als het nieuwe normaal:

1. Één concrete handeling kiezen
2. Een paar mensen met een X factor meekrijgen
3. Bergen persoonlijke aandacht geven